Preguntas Frecuentes sobre LOPD

La comunidad de propietarios ¿Está obligada a inscribir algún fichero en la AEPD?

Sí, al menos el fichero en el que se almacena toda la información derivada de la gestión de la propia comunidad de vecinos, puesto que supone un tratamiento de datos de carácter personal. Ello, sin perjuicio del cumplimiento del resto de la normativa de protección de datos personales.

Asimismo, en los casos en que se contrate esta gestión con un administrador de fincas, éste tendrá la consideración de encargado del tratamiento, estando los ficheros ubicados en su oficina, y se deberá firmar un contrato entre la comunidad de vecinos y la administración de fincas en los términos descritos en el artículo 12 de la LOPD.

Para el tratamiento de los datos de los vecinos por parte del administrador, no será necesario el consentimiento previo de los mismos, al tratarse de una prestación de servicios.

Según mi Administrador de Fincas, el fichero de la comunidad de vecinos, debe actualizarse todos los años en el Registro de Ficheros. ¿Es cierto?

No. Sin perjuicio de que la Comunidad haya de tener actualizados en todo momento sus datos, sólo si se procede a una modificación que afecte a su contenido (por ejemplo, cambio de los tipos de datos que se recaban), debe inscribirse esta modificación en el Registro de Ficheros de la AEPD.

¿Cuánto cuesta la inscripción de un fichero en el Registro de Ficheros de la AEPD?

La inscripción de la creación, modificación o supresión de un fichero en el Registro de la AEPD es totalmente gratuita. Es decir, no supone el pago de ninguna tasa.

¿Puede tener acceso un vecino a los gastos de la comunidad?

Sí, por cuanto hay una norma con rango de ley –la  Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre Propiedad Horizontal- que establece que la documentación de la comunidad estará “a disposición” de los titulares (artículos 14 y 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, en relación con el artículo 11.2.a) de la LOPD).

Quiero conocer cuánto cobran los empleados de mi comunidad. ¿Es posible?

Sí. Las cesiones de datos personales que obran en la documentación de la comunidad de vecinos, por parte de los órganos de gobierno de la misma  a los propietarios se encuentran habilitadas por el artículo 20 de la Ley 49/1960, de 21 de julio, de Propiedad Horizontal, en relación con el artículo 11.2.a) de la LOPD.

No obstante, esta comunicación debe limitarse a aquellos datos que en cada caso resultan “adecuados, pertinentes y no excesivos” para el cumplimiento de la finalidad que legitima el acceso a los mismos, que en el presente supuesto viene referido al control del buen gobierno de la comunidad  de propietarios.

Así,  a título de ejemplo, no cumpliría el requisito de idoneidad la comunicación de los directorios con los datos de domicilio de los propietarios o sus números de cuenta corriente.  Igualmente,  y en lo que se refiere a nóminas de los empleados de la comunidad, debe tenerse en cuenta que junto con la información referida a sus retribuciones, aparecerán otros datos, como el domicilio fiscal de los interesados, la cuenta corriente en que se produzca los pagos e incluso datos especialmente protegidos si se refieren a salud o ideología, como el descuento, en su caso, de la cuota sindical de los afiliados a un sindicato, etc.

En conclusión,  deberá examinarse si el acceso a los documentos cumple el principio de proporcionalidad, denegando el acceso a aquellos datos que, dentro de los contratos, excedan de los meramente identificativos del empleado y de las condiciones de trabajo  pactadas.

¿Es posible conocer por parte de un vecino el nombre del resto de propietarios del inmueble?

La Sentencia del Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas de 24 de noviembre de 2011, que resuelve una cuestión prejudicial planteada por el Tribunal Supremo, ha considerado que el artículo 7.f) de la Directiva 95/46/CE tiene efecto directo:

“Los Estados miembros dispondrán que el tratamiento de datos personales sólo pueda efectuarse si: (…) f) es necesario para la satisfacción del interés legítimo perseguido por el responsable del tratamiento o por el tercero o terceros a los que se comuniquen los datos, siempre que no prevalezca el interés o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran protección con arreglo al apartado 1 del Art. 1 de la presente Directiva.: en particular, del derecho a la intimidad, en lo que respecta al tratamiento de los datos personales”.

Por tanto, existe un interés legítimo de un vecino a conocer el nombre y apellidos del resto de propietarios de la comunidad.

¿Se puede exponer, cumpliendo ciertos requisitos, en el tablón de anuncios de la comunidad la relación de los vecinos morosos?

La Ley de Propiedad Horizontal, en su artículo  16.2 prevé que “la convocatoria  de la Junta contenga la relación de vecinos morosos que estén privados del voto”, siendo una buena práctica la notificación de  la convocatoria individual por correo, la inclusión en cajetín, o mediante intranet con clave y contraseña, evitándose cualquier medio que pueda suponer el acceso por terceros (Internet).

No obstante la difusión de la lista de un vecino deudor podrá publicarse únicamente en el supuesto recogido en el  artículo 9 de la Ley de Propiedad Horizontal apartado h) párrafo segundo, “Si intentada una citación o notificación al propietario fuese imposible practicarla en el lugar prevenido en el párrafo anterior, se entenderá realizada mediante la colocación de la comunicación correspondiente en el tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto….”

Para proceder de esta forma deberán acreditarse los intentos de notificación.

No es legal,  desde la óptica  de protección de datos, exponer la lista de vecinos deudores a la vista de terceros.