Funciones del Secretario-Administrador

El Secretario

Una misma persona puede acumular los cargos de Secretario y Administrador, aunque también pueden nombrarse independientemente. La elección de la persona que cubra el cargo se hará por el quórum ordinario de mayoría simple.

El cargo de Administrador, y en su caso, el de Secretario-Administrador podrá ser ejercido por cualquier propietario, así como por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida por ejercer dichas funciones. También podrá recaer en corporaciones y otras personas jurídicas en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico.

El Secretario custodia la documentación de la comunidad, recibe los cambios de titularidad en la propiedad y cierra el acta con el Presidente para que ésta sea ejecutiva.

Salvo que los Estatutos de la comunidad dispongan lo contrario, el nombramiento del Secretario se hará por el plazo de un año. El designado podrá ser removido de su cargo antes de la expiración del mandato por acuerdo de la Junta de propietarios, convocada en sesión extraordinaria (art. 13.7 de la L.P.H.).

Corresponde al secretario:

1- Certificar el acuerdo de la Junta de Propietarios que autoriza el ejercicio de la acción de cesación prevista en el artículo 7.2 LPH y que debe de acompañarse con la demanda.

2- Certificar el acuerdo adoptado por la Junta de Propietarios aprobando la liquidación de la deuda con la Comunidad con el visto bueno del Presidente, así como la notificación del referido acuerdo al propietario moroso, como presupuestos de admisibilidad del proceso monitorio previsto en el artículo 21 LPH.

3- Certificar el estado de deudas de una vivienda o local con el visto bueno del Presidente cuando se va a enajenar con el fin de que el adquiriente tenga una información completa [art. 9.1 e) LPH].

4- Recibir por parte del propietario del piso o local la comunicación del domicilio a efectos de citaciones y notificaciones [art. 9.1 h) LPH].

5- Recibir por parte del propietario del piso o local la comunicación sobre el cambio de la titularidad del piso o local [art. 9.1 i) LPH].

6- Practicar las citaciones y notificaciones a los propietarios conforme al procedimiento establecido en el artículo 9.1 h) LPH.

7- Redacción de las actas de las Juntas de Propietarios que deberán ser cerradas con su firma y la del Presidente y proceder a la subsanación de sus defectos y errores (art. 19 LPH).

8- Recibir el comunicado del voto discrepante de los propietarios ausentes de la Junta en los casos contemplados en el artículo 17.8 LPH.

9- Custodiar los Libros de Actas de la Junta de Propietarios y conservar en el plazo de cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones (artículo 19 LPH).

El Administrador

Las funciones del Administrador, coincidentes en muchos aspectos con las del Secretario, podrán ser ejercidas por el Presidente o por cualquier otra persona con cualificación profesional suficiente y reconocida en caso de que así lo determinen los Estatutos o de que así lo establezca por mayoría la Junta de propietarios.

Estas funciones pueden encomendarse a un profesional independiente y colegiado como tal administrador de fincas.

Salvo que los Estatutos de la comunidad dispongan lo contrario, el nombramiento del Administrador se hará por el plazo de un año. El designado podrá ser removido de su cargo antes de la expiración del mandato por acuerdo de la Junta de propietarios, convocada en sesión extraordinaria (art. 13.7 de la L.P.H.); aunque si se contrató un profesional habrá de estarse a los términos del contrato.

El Administrador está sujeto a responsabilidad, siendo esta proporcional a su cualificación, de modo que el Administrador profesional soporta la responsabilidad máxima en cuanto cabe esperar de él una actuación guiada por el máximo cuidado y el mayor escrúpulo.

Corresponde al Administrador:

- Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.

- Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.

- Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios.

- Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.

- Actuar, en su caso, como Secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.

Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta, como pueden ser:

SERVICIOS BÁSICOS: ÁREA ECONÓMICO-CONTABLE Y ASESORÍA:

1.- Facturación y puesta al cobro mediante domiciliación bancaria de los recibos que por cuotas ordinarias y extraordinarias fije la Comunidad de Propietarios.

2.- Custodia de los fondos que se encuentren en su poder, preservando que estén a disposición de la Comunidad de Propietarios, en las personas que la Junta de Gobierno autorice (aclarando QUIÉN y QUIÉN NO tiene firma bancaria).

3.- Control, reclamación y gestión amistosa de cobro de los recibos generados por cualquier concepto y pendientes de pago.

4.- Control actualizado de la contabilidad de la Comunidad de Propietarios mediante su apertura conforme a las habituales normas y reglas económicas.  (Es importante dejar clara la periodicidad en que esa información deberá ser puesta a disposición del Presidente de la Comunidad de Propietarios y los comuneros).

5.- Control de gastos y elaboración del presupuesto anual.

6.- Ejecución de los acuerdos adoptados por la Junta de Propietarios.

7.- Elaboración de contratos civiles o mercantiles necesarios para el normal desarrollo de la actividad de la comunidad (contratos de obra, de suministro de servicios, alquiler etc.)

8.- Asesoramiento a la Comunidad de Propietarios en materia de propiedad horizontal cuantas veces sea requerido.

ÁREA DE SECRETARÍA:

1.- Confección y envío de convocatorias para las juntas tanto ordinarias como extraordinarias. En este punto, también resulta muy conveniente aclarar cuándo y de qué manera se enviará a los vecinos la información adjunta a las convocatorias (cuentas anuales, convocatorias, estados contables, trimestrales, lo que desee el cliente).

2.- Asistencia personal a la junta ordinaria y las extraordinarias que sean necesarias en el periodo anual que fije el contrato, levantando acta de la sesión que deberá ser firmada en ejercicio de su condición de secretario, con detallada transcripción al libro correspondiente y posterior envío, de un ejemplar, a todos y cada uno los Propietarios. (Especificar cuál es el coste adicional de la asistencia a las juntas extraordinarias, si éstas se facturan aparte).

3.- Redacción y envío de cuantas circulares, cartas, escritos, solicitudes, apercibimientos o notificaciones escritas que sean necesarias redactar y remitir, tanto a  los Propietarios como a organismos oficiales, entidades privadas, proveedores, etc.

4.- Firma de los certificados que acrediten la situación de deudas, y que pudieran servir de base para la interposición del procedimiento judicial que proceda, en aras a la reclamación de deudas. (Aclarar el coste de estos servicios si se facturaran aparte).

5.- Firma de la certificación del acuerdo comunitario para el ejercicio de la acción de cesación por vecinos molestos.

6.- Tenencia, custodia y actualización de los ficheros de datos, tanto en soporte informático como en papel de los Propietarios que conforman la Comunidad, registrando los cambios tanto domiciliarios y a efectos de notificaciones, como de titularidad de los inmuebles (pisos y locales).

7.- Custodia del libro de actas, asegurando la conservación por cinco años de las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes que traigan consecuencia de las reuniones.

8.- Tratamiento y custodia de los datos de carácter personal de los que se disponga, en estricta aplicación a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos (en adelante L.O.P.D).  Es muy interesante aclarar si este trabajo va a ser asumido por el propio despacho profesional, o se va a contratar un servicio externo, dejando los registros de la Agencia Española de Protección de datos a una empresa especializada en estas gestiones.

ÁREA DE GESTIÓN Y CONSERVACIÓN:

1.- Contratación de nuevos servicios y suministros, o sustitución de los antiguos, según aquellos acuerdos tomados al respecto por la Comunidad de Propietarios, y previamente autorizados por esta.

2.- Atención de llamadas o avisos de averías y siniestros, estableciendo lo necesario para solventar la situación, bien a través de los distintos servicios técnicos recomendados por el despacho, o mediante los que la Comunidad de Propietarios designe como de su confianza. Conviene tener claras las preferencias de cada comunidad.

3.- Valoración de los inmuebles, a efectos de la contratación de los seguros de riesgo correspondientes.

4.- Seguimiento de siniestros, de forma complementaria a la propia compañía de seguros de la comunidad. Incluso denuncia a la Policía de delitos de daños, robo, actos vandálicos o malintencionados, y cualesquiera otras infracciones penales que causen perjuicio patrimonial a la comunidad como ente independiente.

5.- Control administrativo de las obras y trabajos de conservación y mantenimiento ordinario, gestionando presupuestos de los servicios con los distintos proveedores o técnicos.

Cuentas de Ingresos y Gastos, Balances y Presupuestos.-

La obligación de rendir cuentas corresponde a los órganos de la comunidad previstos en el art. 13 de la LPH, pero las de carácter económico deben atribuirse al administrador, ya que en éste campo se desarrollan sus funciones más especificas.

La rendición de cuentas anual tiene lugar junto con la aprobación de presupuestos, en la reunión preceptiva a que obliga el art. 16 LPH. Su contenido no se agota con una relación somera de los ingresos recibidos y de los gastos atendidos, sino que deberá comprender los conceptos de unos y otros, el saldo resultante y su justificación. Además, en cada partida de gasto deberán referirse los conceptos tributarios correspondientes (retenciones por IRPF al conserje, IVA pagado a proveedores, contratistas, etc.).

Si se hubiesen realizado obras de cierta entidad con derramas o cuotas extras, entendemos que habrá de hacerse una rendición específica, a partir de la derrama acordada y los ingresos por razón de la misma, y su aplicación al menos con las siguientes determinaciones:

- Presupuesto aprobado, sus partidas, importe y dirección facultativa con su informe sobre las obras realizadas.

- Plazo de ejecución de las obras y retenciones o garantías.

- Certificaciones de obra o pagos durante su ejecución, así como verificación de la correspondencia económica con la realidad de la obra ejecutada.

- Liquidación de la obra -con las retenciones o garantías pactadas- en el plazo convenido. Incluirá con toda claridad el importe del IVA aplicado.

- Recepción de la obra, con reparos y su plazo de subsanación, o sin reparos y entrega de documentación de la misma para la comunidad.

- Saldo final y su justificación en correlación o desajuste con la derrama acordada y practicada.

- Explicación de los incrementos de costes por demoras (recargos tributarios, de compañías suministradoras, etc.) en los ingresos o pagos.

El informe de rendición de cuentas o extracto de las mismas, deberá repartirse a los copropietarios, como mínimo, con la convocatoria y ésta no debe ajustarse al mínimo legal de seis días de antelación, sino ir al menos a quince, para permitir una mayor asistencia y el estudio y comentario interno de los temas a tratar.