Cómo echar a un Administrador de una Comunidad de Propietarios

Lo primero que debe hacer la comunidad de propietarios es comprobar si existe un contrato entre el administrador y la comunidad.

Si hay un contrato deben mirar:

- Vigencia.

- Clausulas relacionadas con las funciones a realizar

- Período de renovación y de cancelación.

- Clausula de preaviso.

Un contrato puede dejar de existir por la finalización temporal del mismo o por un incumplimiento en alguna de las clausulas. La finalización temporal suele ir acompañada de un preaviso anterior a la fecha de renovación, es decir, para cancelar el contrato por finalización del período contratado, una de las dos partes debe avisar a la otra parte con una antelación previa.

Si no hay contrato entre el administrador y la comunidad de vecinos, la ley establece que el período de contratación de los servicios del administrador, coincide con el período de la celebración de la junta general ordinaria. Es decir, si al administrador se le renovó en sus funciones o se eligió en una junta general ordinaria, tendría que permanecer en su cargo al menos el tiempo que dure la actual junta de gobierno (un año).

¿Y qué ocurre si la comunidad de propietarios quiere cesar al administrador antes de que finalice el período para el que fue elegido?

En este caso dependerá de si el administrador ha incumplido con sus obligaciones. Si hubiera una dejación de sus funciones y la comunidad de propietarios puede documentarlo, podría cesar en el cargo al administrador. Si a pesar de existir esa dejación en sus actividades, la comunidad de vecinos no puede demostrarlo fehacientemente, el administrador puede reclamar las cantidades que ha dejado de percibir hasta la fecha de la finalización de su contrato.

Sea de una manera o de otra, el cese de un administrador tiene que ser votado en una Junta General de Propietarios.

Si se realiza antes de la junta general ordinaria se tendrá que convocar una junta general de carácter extraordinario para echar al administrador y posteriormente en el acta deberán especificarse los motivos del despido.

Si por el contrario se pretende no continuar con los servicios del administrador una vez que haya finalizado el mandato de la actual junta de gobierno, se aprobará no renovar su cargo en la junta general ordinaria anual.

Por último lo que debe hacerse es notificarlo en el acta e informar por escrito al administrador del acuerdo alcanzado, especificando un plazo (habitualmente es de un mes) para la entrega a la comunidad de propietarios de toda la documentación existente.

En cualquier caso, es importante seguir los siguientes cuatro pasos.

Contar con el apoyo del 25% de los coeficientes de participación de la Comunidad (suele coincidir con el 25% de los vecinos). El administrador forma parte de la Junta de Gobierno y para su sustitución es necesario tener el apoyo mínimo de ese número de vecinos. Lo habitual en estos casos es que los vecinos promotores del cambio convoquen al resto de vecinos a una reunión informal para tratar este tema y exponer los motivos por los cuales se propone dicha sustitución. Esta reunión la puede convocar cualquier vecino sin necesidad de formar parte de la Junta de Gobierno (presidente, vicepresidente, secretario y administrador). En la convocatoria es necesario poner claramente quien la promueve (una persona o varias), el motivo, el día, la hora y el lugar de la reunión.

Establecer un plazo para elegir un nuevo administrador. Este paso es mejor hacerlo antes de la reunión definitiva del cese, de esta manera se agiliza la entrada del nuevo profesional. Es conveniente que los vecinos promotores del cambio establezcan una fecha límite (máximo quince días) para pedir presupuestos a otros profesionales.

Es aconsejable mantener una entrevista con cada administrador para que detallen como realizan su gestión. Es posible que los candidatos, soliciten información sobre la situación económica de la Comunidad, por lo que se aconseja disponer de una mínima documentación de los estados contables (ingresos y gastos) al menos del último año.                                                                               

Solicitar a alguno de los miembros de la Junta de Gobierno (presidente, vicepresidente) la convocatoria de una Junta General Extraordinaria, con el siguiente punto en el orden del día “cese del actual secretario-administrador: estudio y aprobación si procede” o “cese del actual administrador de fincas: estudio y aprobación si procede”

Si antes de convocar esta reunión, ya se ha elegido al nuevo administrador, el punto en el orden del día debe ser “cesión del actual secretario-administrador y elección del nuevo secretario-administrador: estudio y aprobación si procede” o “cesión del actual administrador e fincas y elección del nuevo administrador de fincas: estudio y aprobación si procede”.

Todos los propietarios deben ser convocados debidamente (notificación personal con una copia de la convocatoria) para la celebración de la Junta General Extraordinaria. Además hay que poner la convocatoria en el tablón de anuncios de la Comunidad o en su defecto, en un lugar visible y de paso.

Para que tenga validez el acuerdo, deberá ser ratificado con la mayoría simple (de los coeficientes) de los propietarios asistentes a la reunión.

En esta Junta no es obligatoria (y es aconsejable que no se cite) la presencia del administrador a cesar. En tal caso, el saliente deberá ser informado del acuerdo adoptado de forma fehaciente y por escrito, teniendo el plazo de un mes para abandonar su cargo.

Emisión del acta del acuerdo adoptado.

Cualquier acuerdo adoptado en Junta General, tiene que formalizarse en un acta. Todos los propietarios han de recibir una copia de la misma en el plazo máximo de una semana desde la celebración de la Junta. En el acta ha de especificarse el acuerdo adoptado y la fecha definitiva del cese del actual administrador, que coincidirá con la fecha de inicio de la actividad del nuevo administrador.