Partes que ha de tener un contrato de administrador de fincas

Cuando un administrador de fincas es contratado por una comunidad de vecinos, es muy importante que se firme un contrato de administrador de fincas. Esto hará que tanto la comunidad de propietarios como el mismo administrador tengan la seguridad de que ambas partes tendrán que cumplir con las responsabilidades expuestas en este documento.

Debido a que de cara a la legalidad este contrato es muy importante, en este post vamos a hablar de lo imprescindible que deberá incluir un contrato en administración de fincas.

La duración del cargo de administrador de fincas

El Administrador de Fincas urbanas es un profesional con la formación adecuada para el desempeño de sus funciones.

Para acceder al título de Administrador de fincas urbanas, actualmente sólo hay dos fórmulas siendo necesario en este caso una Junta extraordinaria en la que se acuerde  la posesión de determinados títulos universitarios superiores (licenciados en derecho, económicas…), o aprobar el plan de estudios de la Escuela Oficial de Administradores de Fincas, autorizado por el Ministerio de Fomento, cuya docencia imparten once Universidades españolas, mediante la creación de un título propio de cada una de ellas , con un mínimo de 180 créditos, y que se desarrolla en tres años del Secretario-Administrador de Fincas es de un año, salvo disposición estatutaria en otro sentido o salvo remoción del cargo por falta de la confianza depositada por la Junta respecto a las personas que detentan tales cargos,

Partes del contrato de administración de fincas

En el modelo de contrato en administración se pueden establecer todas las cláusulas, pactos y condiciones que se crean convenientes. No obstante, todo ello deberá cumplir con la ley, la moral y no ser objeto de alteración del orden público. Las principales leyes que habrá que tener en cuenta son la ley 17/2009 y 25/2009, que hacen referencia al libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio.

Así pues, el contrato de administración de fincas debe incluir:

1. Identificación de las partes

Tanto de la comunidad de propietarios como del propio administrador.

2. Acreditación de la capacidad legal

Que resulta imprescindible para poder contratar y que el documento sea válido.

3. Nombramiento y autorización

Nombramiento y autorización para la firma del contrato.

4. Aceptación del cargo

Aceptación del cargo como administrador de la finca en concreto, datos del mismo, dirección y el número de colegiación que tiene.

5. Fecha

Tanto la del inicio del contrato, como la de finalización y siempre especificando las prórrogas si las hubiera. También es muy recomendable incluir al principio la fecha de la firma para evitar posibles conflictos.

6. Objeto del contrato y funciones

En el documento se deberá hacer especial referencia al objeto del contrato y a las funciones que desempeñará el administrador.

7. Honorarios

En este caso hay que especificar lo que cobrará el administrador, actualización de los mismos si la hay y los gastos que conllevaría la gestión de la comunidad.

8. Causas de extinción de contrato

Es decir, en qué casos o situaciones el administrador o los propietarios podrían acabar con la relación.

9. Entrega de documentación

Se debe incluir cómo se hará entrega de la documentación necesaria para el administrador y la comunidad o propietario.

10. Responsabilidad del administrador

En caso de que el régimen del contrato sea de forma societaria, habrá que establecer la responsabilidad del administrador para con la comunidad.

11. Liquidación o finiquito

Exposición de la liquidación o finiquito al acabar o extinguir el contrato.

12. Tratamiento de datos

Debido a la gran cantidad de datos que maneja el administrador, habrá que establecer cómo será el tratamiento y custodia de dichos datos. Esto deberá regirse por la LOPD.

13. Sometimiento y arbitraje del colegio

Establecer el papel que tendría el colegio de administradores de fincas en caso de conflicto entre el cliente y el administrador.

¿Puede contratarse al administrador profesional sin ser nombrado por la junta de propietarios?

Resulta imprescindible el nombramiento por parte de la junta para que su actuación vincule a los propietarios. Es lo que viene a establecer el art. 14 a) LPH al establecer que:

«Corresponde a la Junta de propietarios: a) Nombrar y remover a las personas que ejerzan los cargos mencionados en el artículo anterior y resolver las reclamaciones que los titulares de los pisos o locales formulen contra la actuación de aquéllos…»

¿Tiene capacidad el presidente de una comunidad para realizar este contrato o tiene que someterse a la ratificación de la junta de propietarios?

El art. 13.3 LPH le confiere al presidente de una comunidad de propietarios la representación legal, no solamente judicial, sino también la extrajudicial, pero ello no le legitima para vincular con su firma y aceptación a la comunidad en sus relaciones con el cargo de administrador de fincas.

La firma de contratos por el presidente de la comunidad de propietarios

El presidente puede firmar contratos con terceros, ya que es el representante legal de la comunidad, ya que cuando el administrador de fincas tiene que dar cumplimiento a lo previsto en el art. 20 LPH debe ejecutar los acuerdos adoptados en la junta de propietarios y en muchos de ellos se exige la firma del presidente para firmar contratos, hacer pagos y cualesquiera otros acuerdos que hayan sido aprobados por la junta de propietarios en las funciones previstas en el art. 14 LPH.

Por otro lado, en aquellas cuestiones que no exijan la adopción de un acuerdo por la junta de propietarios, tales como los comprendidos en el art. 20 c), relativos a las reparaciones urgentes, una vez que el administrador de fincas le ha dado cuenta de la necesidad de la reparación urgente afrontará su pago, al estar permitida esta función al administrador de fincas y la mera dación de cuenta al presidente, por ejemplo, para que verifique con su firma el pago del encargo realizado por aquél.

¿Podría impedirse al administrador de fincas al que se pretende cesar en la junta la asistencia a la misma?

Es la junta de propietarios la única que puede nombrar y remover al administrador de fincas según dispone el art. 14 a) LPH, por lo que para que pueda removerse a éste del cargo se puede convocar una junta extraordinaria para tratar sobre el cese, junta que sería convocada por el presidente de la comunidad de propietarios, que es, a tenor del art. 16.2 LPH, quien tiene la facultad para hacerlo.

Además, si se ha llegado hasta la convocatoria anual de la junta ordinaria, no se trataría de un cese, sino de una mera no renovación del cargo, ya que a tenor del art. 13.7 LPH el nombramiento es por regla general por periodo de un año, salvo que en los estatutos se disponga otra cosa. En consecuencia, lo que se haría en esta junta ordinaria es no renovarle y hacerlo con otro profesional.

Ahora bien, lo que puede suceder en esta junta, tanto ordinaria, como extraordinaria, es que se impidiera al administrador de fincas estar presente en la misma; sin embargo, para ello, se debería poner un primer punto en el orden del día por el que se sometiera a votación este extremo de impedir que el administrador sobre el que se va a tratar su cese, o no renovación, pudiera estar presente en la junta. Para ello haría falta acuerdo por mayoría simple del art. 17.3 LPH, por lo que salvo que fuera propietario y, por ello, tuviera derecho a quedarse por esta condición, la aprobación de este acuerdo determinaría la exclusión de la celebración de la junta del administrador de fincas.