Documentación a entregar por el Administrador a un propietario que lo solicite

La ley se refiere exclusivamente al Presidente, quien representa a la comunidad de propietarios en juicio y fuera del mismo, siendo ésta la titular de la documentación que los Secretario-Administradores tienen encomendada su custodia.

Establecido este punto, la exhibición o puesta a disposición de la documentación a cualquier propietario no es en todo momento del ejercicio económico. En este sentido, debe establecerse un periodo de consulta que se recomienda coincida con los días previos a la celebración de la Junta General Ordinaria de Propietarios p.ej. 15 días. Fuera de este plazo, se exhibirá la documentación siempre y cuando haya una causa que lo justifique.

EL ADMINISTRADOR ESTA OBLIGADO A PRESENTAR LOS DOCUMENTOS, PERO NO A ENTREGARLOS A UN PROPIETARIO

Con fecha 15 de octubre del 2015 y con la sentencia 297/2015 de la Audiencia Provincial de Madrid, esta ratificó lo que el Colegio de Administradores de Fincas de Madrid (Cafmadrid) venía diciendo a sus colegiados. El Secretario-Administrador de una comunidad de propietarios, está obligado a presentar a aquellos propietarios de una comunidad la documentación que se le solicite, pero no a entregarla y mucho menos a enviarla por algún medio.

La Sentencia de la Audiencia Provincial de Madrid viene a ratificar la sentencia dada por el juzgado de 1ª instancia nº 4 de Móstoles.

En el escrito de recurso se plantean dos cuestiones: una, la de determinar cuáles son los Estatutos a los que está sometida actualmente la Comunidad de Propietarios demandada, y otra, la de determinar cuál es el alcance del derecho de información de los copropietarios,

Con respecto a este último tema la sentencia dice:

Por lo que se refiere a la extensión o contenido del derecho de información de cada uno de los copropietarios de una Comunidad de Propietarios, hay que decir que éste deriva de la obligación que el artículo 20 LPH impone al administrador de la Comunidad (e) “Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad”. Se trata de un “derecho de acceso” a la información que conserva y custodia el Administrador de la Comunidad, cuya dinámica no necesita que se tenga que acudir a la analogía del derecho de información de los socios de una sociedad de capital, como ya se apuntaba en la STS núm. 376/1993 de 16 de abril (RJ 1993/2887). Criterio que es mantenido más recientemente (STS núm. 426/2011 de 28 de junio (RJ 2011/5842), que recalca que “” ni del espíritu del artículo 15 de la Ley sobre Propiedad Horizontal, en su texto vigente, tras la Ley de 23 de febrero de 1988 [hoy artículo 16.2 LPH, tras la reforma operada por la Ley 8/1999, de 6 de abril], puede entenderse que exista un auténtico derecho de información a favor de los copropietarios, como ocurre en el ámbito de las sociedades anónimas””). 

Nada impide que un copropietario pueda acudir a la oficina del administrador a examinar o comprobar la documentación relativa al funcionamiento de la Comunidad. Pero eso no significa que el Administrador (o la Comunidad a través de él) esté obligada a “entregar” a un copropietario, o a varios copropietarios, la documentación que aquel está obligado a conservar, con el gasto que ello puede conllevar y con el riesgo de deterioro o pérdida que se puede generar.

Queda muy claro con la Sentencia que los Secretarios-Administradores estamos obligados a informar y presentar en nuestro despacho la documentación a aquellos propietarios que lo soliciten, pero no a facilitar ninguna fotocopia o que se lleven del mismo alguna copia original.

Presentación de documentación en el despacho, si. siempre que la entrega de dicha documentación no sea privada y suponga una actuación en contra de la ley orgánica de protección de datos, Fotocopias o envío de documentación vía e-mail, correo ordinario, etc. no

Este criterio sólo es aplicable a los propietarios que no tengan la condición de Presidente, ya que si el solicitante es el Presidente de la Comunidad de Propietarios el criterio cambia sustancialmente.

El Administrador, si así lo solicita el Presidente, debe entregarle la documentación que le sea requerida dado que ostenta el cargo de representante legal de la Comunidad teniendo en cuenta el criterio de proporcionalidad aludido anteriormente.

Esta solicitud debe ser motivada y siempre por escrito con el fin de salvar la responsabilidad del Administrador dado que es la persona encargada de custodiar la documentación de la Comunidad. La documentación se entregará exclusivamente al Presidente y, en el supuesto de ausencia de éste y de modo excepcional, al Vicepresidente.

El Administrador, si así es requerido por el Presidente, debe entregarle cualquier documento de la Comunidad.

No se establece más límite que éste, toda vez que dicha entrega no implica una cesión de datos a un tercero.

Requerido el Administrador por el Presidente para que le entregue documentación de la Comunidad, el Administrador contestará por escrito a este requerimiento y hará un inventario o relación detallada de la documentación que entrega al Presidente advirtiéndole que su uso debe realizarse dentro del marco de la normativa de la Ley de Protección de Datos.

Se recomienda la entrega de fotocopias de la documentación salvo que el Presidente requiera originales, en cuyo caso, se hará constar por escrito dicha entrega con el recibí del Presidente así como la advertencia de que, a su cese, deberá devolver los originales.