Documentación a entregar por Administrador Cesado

Hay momentos en los que debido a incompatibilidades con la Junta Directiva de la Comunidad de Propietarios o bien, en los que  la Comunidad de Propietarios decide en Junta de Propietarios prescindir del actual Secretario-Administrador, independientemente de si está o no justificada la causa de dicho cese.

Ante las situaciones referidas anteriormente, la pregunta que se hacen los Administradores y los Propios Presidentes es qué actuaciones se deben realizar para que la documentación que tiene custodiada el Secretario-Administrador saliente pase al Secretario-Administrador entrante o al propio Presidente, en caso de que se decida en Junta no contratar a otro Administrador profesional y gestionar dicha documentación por la Junta Directiva de la propia comunidad.

Recordamos lo que indica el art. 13.5 y art. 13.6  de la Ley de Propiedad Horizontal:

Art. 13.5: Las funciones del secretario y del administrador serán ejercidas por el presidente de la comunidad, salvo que los estatutos o la Junta de propietarios por acuerdo mayoritario, dispongan la provisión de dichos cargos separadamente de la presidencia.

Art. 13.6: Los cargos de secretario y administrador podrán acumularse en una misma persona o bien nombrarse independientemente.

El cargo del administrador y, en su caso, el de secretario-administrador podrá ser ejercido por cualquier propietario, así como por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones. También podrá recaer en corporaciones y otras personas jurídicas en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico.

Es recomendable que la gestión y administración de una Comunidad de Propietarios se lleve a través de un Administrador de Fincas Colegiado para conseguir una máxima eficacia en la gestión de dicha comunidad  y el respaldo de un profesional que además de aportar sus conocimientos profesionales en la materia está respaldado por los seguros de responsabilidad civil y de caución.

La obligación del Administrador de llevar las cuentas y guardar la documentación a disposición de los titulares, que se recoge en el apartado e) Art. 20 ,Ley de Propiedad Horizontal, debe de interpretarse en el sentido de que las debe presentar, explicar y entregar, en su caso, a la Junta de Propietarios o a los representantes legales, especialmente al Presidente.

De este modo, ante el cese, deberá de entregar toda la documentación el arrendamiento de servicios o mandato habrá terminado, de tal forma que el profesional no es titular ni dueño de nada, simplemente disponía de la documentación en ejercicio de sus funciones. No existe ninguna norma de la que se pueda derivar cualquier derecho del Administrador para quedarse con la documentación o cuentas, por lo que deben pasar siempre al mandante (la comunidad) una vez cumplida la misión encomendada.

El Administrador de Fincas, en caso de cese, deberá entregar la documentación que obrara en su poder, practicando la liquidación oportuna, abonando o percibiendo en su caso el saldo final resultante.

Ningún Administrador (entrante) podrá hacerse cargo de la administración de una finca sin dar conocimiento al Administrador saliente, si lo hubiere, viniendo  éste obligado a conceder la venia en el plazo de 15 días y pudiendo intervenir el Colegio, para suplirla, cuando no fuera concedido.

El administrador de fincas saliente comunicará al entrante los honorarios que le sean adeudados a fin de que éste, como regla de consideración, lleve a cabo las gestiones adecuadas para su pago.

En caso de que el cliente discrepe en cuanto a la cuantía de honorarios exigidos por el Administrador saliente, ambas partes podrán someterse a informe emitido por el Colegio, a efectos de dilucidar las diferencias.

Si el Administrador cesado no quiere entregar la documentación hasta no ser indemnizado o percibir el saldo a su favor, la comunidad puede denunciarlo ante el Colegio de Administradores al que pertenezca, o presentar una demanda por coacciones (artículo 172 del Código Penal) solicitando al Juez la entrega de la documentación, cuya negativa perjudica notablemente a la comunidad de propietarios.

Serán infracciones graves:

Retener la documentación no contable, que ha de mantener en custodia a disposición de sus administrados, al cesar en el desempeño de sus funciones.

Retrasar la confección de la correspondiente liquidación de cuentas al cese de su cargo, después de transcurridos cuarenta y cinco días desde la fecha en que se llevara a efecto dicho cese.

Cualquier entrega de documentación, se deberá acompañar con una relación detallada de lo que se entrega y esta deberá ser firmada con el recibí del Presidente.

Dentro del plazo de 10 días se tendrá que entregar la documentación siguiente:

- Listado de propiedades, coeficientes, propietarios teléfonos y direcciones y forma de pago de los recibos, con especificación de las domiciliaciones bancarias.

- Listado de las últimas cuotas emitidas, con indicación de las posibles modificaciones o emisión de otras de carácter extraordinario. Debe indicarse el mes.

- Es importante también que se indique si existen derramas, la fecha de finalización de la misma.

- Fotocopia legible de la última nómina de los empleados de la comunidad.

- Fotocopia legible de los últimos seguros sociales pagados.

- Tarjeta de identificación fiscal y sus etiquetas correspondientes para poder pagar los impuestos del 111, 347, etc.

- Contrato de la cuenta corriente de la comunidad con el Banco. Que personas disponen de firma y si la cuenta tiene carácter solidario o mancomunado.

- Entrega de los talonarios y/o pagarés, con indicación de la cantidad, entidad bancaria a la que pertenecen y la numeración de los cheques.

- Listado de proveedores, incluyendo al menos el teléfono de contacto.

- Contrato de la póliza de seguros, con indicación del próximo vencimiento, así como el teléfono de asistencia para posibles siniestros.

- Libro de actas en curso, con indicación ante quién está legalizado, numeración de las hojas y última transcrita en el mismo.

- Copia de los Estatutos y del Título constitutivo (Escritura de obra nueva y división horizontal).

- Copia de la última indicación efectuada de los recibos que se pagan en finca.

- Sello de la comunidad de propietarios.

Con la información referida anteriormente el Administrador de Fincas entrante podrá empezar a gestionar la comunidad, si bien para dar una información global de todos los documentos, sobre todo, cuando el administrador de fincas entrante tiene un sistema a través de la web que le permite poner la documentación que proceda según permite la LOPD, será necesario que reciba la siguiente documentación dentro del plazo de los 45 días:

- Libros de actas anteriores al que está en vigor, con indicación del número.

- Contrato de mantenimiento de elementos o servicios comunes, con indicación del servicio, empresa y fecha de suscripción.

- Contrato de suministros de agua, luz, gas, gasóleo, etc. con indicación de las empresas suministradoras y la fecha en que se suscriben dichos contratos.

- Contrato de alquiler de elementos comunes, con indicación de la zona alquilada, arrendatario y vencimiento.

- Contrato para la realización de tratamientos por cuenta de terceros conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos.

- Licencias de actividad y funcionamiento de las instalaciones, con indicación de la instalación y fecha.

- Últimas revisiones o inspecciones periódicas reglamentarias, con indicación de la instalación, organismo de control y fecha de revisión o inspección.

- Alta del cliente en la Seguridad Social y libro de visitas.

- Contratos de trabajo del personal, con indicación del empleado y tipo de contrato.

- Histórico de los últimos 5 años de los Seguros Sociales (TC1 y TC2).

- Expediente del personal (altas, bajas, instrucciones de trabajo, jubilaciones de empleados, documento de adhesión a la Mutua Laboral, etc.).

- Evaluación de riesgos laborales y plan de prevención.

- Alta Censal en la Agencia Tributaria.

- Histórico de las liquidaciones de IRPF e IVA de los últimos 4 años.

- Expedientes de grandes obras o renovaciones totales de elementos o instalaciones comunes, con indicación de la instalación y fecha de ejecución.

- Expediente de procedimientos judiciales, con indicación si está en vigor o finalizados.

- Registro de correspondencia.

- Soporte contable de los 5 años cerrados.

- Soporte contable del ejercicio o ejercicios en curso.

- Liquidaciones de los recibos que se pagan en la finca o despacho de la Administración, del ejercicio o ejercicios en curso.

- Relación detallada de los recibos pendientes de pago al día del cese o efectividad de la renuncia.

- Informe contable del último ejercicio aprobado por el cliente, con inclusión de los recibos pendientes de pago y de los saldos por propiedad si los hubiere.

- Estado contable del ejercicio en curso a la fecha del cese o efectividad de la renuncia, con liquidación de saldos si el cliente lo efectúa al cierre de cada ejercicio.

- Conciliación de la cuenta de bancos con el cierre contable a la fecha del cese o efectividad de la renuncia.

- Soportes contables posteriores a la fecha del cese o efectividad de la renuncia.

Toda esta documentación que se deberá facilitar al Administrador entrante se realizará en el despacho del administrador saliente o allí donde acuerden las partes, y deberá ser analizada adecuadamente por el Administrador de Fincas entrante, de aquí la importancia de que se contrate a un profesional adecuado para este cometido. El que sea un Administrador de Fincas Colegiado es un aval y garantía de que se hará el traspaso de una forma correcta.